Pentingnya membaca dokumen Lelang dan dokumen Kontrak

3 January 2008

“BACA – BACA – BACA seluruh dokumen yang berkaitan dengan proses LELANG dan dokumen KONTRAK” pesan mentor saya, Mr. Harbaskh Sethi.

Beliau berulang kali mengingatkan, bahwa siapa saja yang telah bersedia menerima jabatan sebagai Procurement Specialist, Contract Specialist, Panitia Lelang, Procurement Supervisor/ Superintendent/ Manager, maka dia harus R-E-L-A membaca untuk mengerti apa yang tertulis di:

A. Dokumen Lelang.

• Panitia Lelang akan melakukan evaluasi dokumen Penawaran berdasarkan kriteria yang tertulis pada dokumen Lelang, dan akan membuat daftar pendek (short list) dari para peserta Lelang;
• Bila kriteria persyaratan penentuan kualifikasi yang tertulis pada dokumen Lelang dapat dimengerti dengan jelas oleh para peserta Lelang, maka peserta Lelang yang tidak lolos kualifikasi setelah proses evaluasi, biasanya tidak akan menggugat keputusan Panitia Lelang.
  

B. Dokumen Kontrak.

• Kontraktor pemenang lelang akan melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan Terms and Conditions yang tertulis di dokumen Kontrak;
• Perusahaan akan melakukan penilaian kinerja Kontraktor berdasarkan Lingkup Kerja, Terms and Conditions yang tertulis pada dokumen Kontrak;
• Berdasarkan persyaratan pembayaran yang tertulis di dokumen Kontrak, Perusahaan akan melaksanakan pembayaran terhadap jasa yang telah dilaksanakan oleh Kontraktor;
• Dokumen Kontrak yang ditulis dengan jelas dan konsisten, biasanya tidak akan menimbulkan perselisihan antara Perusahaan dan Kontraktor.
  

Berdasarkan pengamatan, biasanya para pemegang jabatan yang berkaitan dengan Procurement sangatlah sibuk dengan jadwal rapat yang padat, pekerjaan yang menumpuk dan tidak punya cukup waktu untuk me-review dokumen. Sehingga, karena menganggap proses Lelang dan penulisan dokumen Kontrak adalah pekerjaan rutin yang berulang, maka mereka tidak membaca dokumen tersebut dengan teliti.

Akibatnya, sering terjadi perdebatan antara panitia lelang dengan peserta lelang karena peserta lelang merasa dirugikan oleh keputusan panitia lelang; atau terjadi perselisihan antara Perusahaan dan Kontraktor dalam pelaksanaan kontrak kerja karena ketidak-jelasan Lingkup Kerja atau ketidak-jelasan tanggung jawab antara kedua belah pihak.

dBest,
Anita Kentjanawati