Supply Chain Management

4 Januari 2008

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Disarikan dari beberapa sumber bacaan, Supply Chain adalah urutan kegiatan atau proses dalam pembuatan suatu produk dimulai dari penyediaan bahan baku sampai dengan pemusnahan produk tersebut.

Contoh:
Supply Chain untuk pembuatan sereal jagung (jenis makanan untuk sarapan) adalah sebagai berikut:

1. Petani jagung. Proses dimulai dari pemilihan bibit jagung, penebaran, penanaman, pemeliharaan, dan pemanenan jagung, dan diakhiri dengan penjualan hasil panen ke pabrik pembuatan sereal.
2. Pabrik dalam pembuatan sereal jagung. Proses dimulai dari pembersihan biji jagung yang diterima dari petani, pemanggangan menjadi sereal, pengepakan (packaging), penyimpanan di gudang untuk distribusi ke supermarket/ toko (retail), pengiriman (transportasi) ke supermarket/ toko.
3. Proses penjualan dimulai dari penyimpanan di rak-rak di supermarket, penjualan ke pembeli (customer) dan akhirnya di konsumsi oleh pembeli. Produk yang tidak terjual akhirnya akan dimusnahkan pada saat produk telah mencapai masa kadaluarsa.

Dengan kata lain, Supply Chain, adalah kegiatan yang dimulai dari sumber pembuat bahan baku (supplier) sampai ke pengguna terakhir (customer).

Apapun jenis produknya, kita dapat mulai mencoba mereka-reka proses Supply Chain, misalnya:

• Kertas yang bahan bakunya adalah kayu yang kemudian dibuat menjadi bubur kayu (pulp).
• Layar monitor komputer yang bahan bakunya harus disediakan dari beberapa pemasok/ supplier. Penjual layar monitor hanya melakukan perakitan akhir sebelum menjual kepada pengguna.
• Air minum kemasan yang tentu saja bahan bakunya adalah air.
• Mobil apapun merk-nya, setelah mencapai usia masa pakai, maka produk tsb akan berakhir di tempat pembuangan besi bekas dan mungkin menyisakan beberapa komponen yang masih dapat dimanfaatkan misal sabuk pengaman, roda/ ban karet dll.

Bagaimana dengan Supply Chain pada produk jasa misalnya jasa persewaan drilling rigs, vessels, pemeliharaan cranes, persewaan warehouses, dll.

Mengacu pada konsep yang dicanangkan oleh “the Supply Chain Council”, Supply Chain Management terdiri dari lima kata yaitu: perencanaan (plan), sumber (source), pembuatan (make), pengiriman (deliver), dan pengembalian (return).

Definisi lain dari Supply Chain Management yang dikeluarkan oleh “the Council of Supply Chain Management professionals (CSCMP)”:

“Supply chain management encompasses the planning and management of all activities involved in sourcing and procurement, conversion, and all logistics management activities.”

Secara ringkas, kegiatan Supply Chain Management (SCM) dalam suatu perusahaan adalah bagaimana seorang pimpinan SCM mengelola ‘supply – demand’ didalam perusahaan tsb secara cerdas. Termasuk melakukan koordinasi penyediaan barang dan jasa dengan para suplier, kontraktor, partner dalam pemenuhan kebutuhan para pengguna (customers, end users), sesuai kriteria sbb:

1. pada saat yang dibutuhkan,
2. dengan biaya (pembelian, penyimpanan, pemeliharaan, pembuangan dll) se-ekonomis mungkin,
3. tanpa menimbulkan kekacauan dan penundaan jadwal pada kegiatan operasional,
4. dengan kualitas yang tetap terjaga,
5. meminimumkan resiko HSE (kesehatan, keselamatan dan lingkungan),
6. tetap menjaga reputasi (image) perusahaan, dan
7. peningkatan keuntungan pada perusahaan.
   
   dBest,
   Anita Kentjanawati
   

Pentingnya membaca dokumen Lelang dan dokumen Kontrak

3 January 2008

“BACA – BACA – BACA seluruh dokumen yang berkaitan dengan proses LELANG dan dokumen KONTRAK” pesan mentor saya, Mr. Harbaskh Sethi.

Beliau berulang kali mengingatkan, bahwa siapa saja yang telah bersedia menerima jabatan sebagai Procurement Specialist, Contract Specialist, Panitia Lelang, Procurement Supervisor/ Superintendent/ Manager, maka dia harus R-E-L-A membaca untuk mengerti apa yang tertulis di:

A. Dokumen Lelang.

• Panitia Lelang akan melakukan evaluasi dokumen Penawaran berdasarkan kriteria yang tertulis pada dokumen Lelang, dan akan membuat daftar pendek (short list) dari para peserta Lelang;
• Bila kriteria persyaratan penentuan kualifikasi yang tertulis pada dokumen Lelang dapat dimengerti dengan jelas oleh para peserta Lelang, maka peserta Lelang yang tidak lolos kualifikasi setelah proses evaluasi, biasanya tidak akan menggugat keputusan Panitia Lelang.
  

B. Dokumen Kontrak.

• Kontraktor pemenang lelang akan melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan Terms and Conditions yang tertulis di dokumen Kontrak;
• Perusahaan akan melakukan penilaian kinerja Kontraktor berdasarkan Lingkup Kerja, Terms and Conditions yang tertulis pada dokumen Kontrak;
• Berdasarkan persyaratan pembayaran yang tertulis di dokumen Kontrak, Perusahaan akan melaksanakan pembayaran terhadap jasa yang telah dilaksanakan oleh Kontraktor;
• Dokumen Kontrak yang ditulis dengan jelas dan konsisten, biasanya tidak akan menimbulkan perselisihan antara Perusahaan dan Kontraktor.
  

Berdasarkan pengamatan, biasanya para pemegang jabatan yang berkaitan dengan Procurement sangatlah sibuk dengan jadwal rapat yang padat, pekerjaan yang menumpuk dan tidak punya cukup waktu untuk me-review dokumen. Sehingga, karena menganggap proses Lelang dan penulisan dokumen Kontrak adalah pekerjaan rutin yang berulang, maka mereka tidak membaca dokumen tersebut dengan teliti.

Akibatnya, sering terjadi perdebatan antara panitia lelang dengan peserta lelang karena peserta lelang merasa dirugikan oleh keputusan panitia lelang; atau terjadi perselisihan antara Perusahaan dan Kontraktor dalam pelaksanaan kontrak kerja karena ketidak-jelasan Lingkup Kerja atau ketidak-jelasan tanggung jawab antara kedua belah pihak.

dBest,
Anita Kentjanawati

Blog Supply Chain Management

1 Januari 2008

Selamat Tahun Baru 2008 !!!
Dengan semangat menggebu, saya membangun blog ‘Supply Chain Management’ ini. Tujuannya adalah membagi pengalaman, opini, pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proses pengadaan.

Selamat mengikuti tulisan-tulisan singkat yang akan dimuat diblog ini dan jangan segan untuk memberikan komentar, atau usulan topik untuk bahan bahasan berikutnya.

dBest,
Anita Kentjanawati